Covid-19'un hayatımıza girmesinden bu yana neredeyse altı-yedi ay geçti. Bu zaman diliminde sevsek de sevmesek de hem profesyonel hem de özel hayatımızı yeni şartlar altında devam ettirmenin yollarını bulduk. Bugün ise geriye bakıp neler öğrendiğimizi değerlendirebilecek bir durumdayız.
Burada ise şimdi yapılan toplantılar ile ilgili bir değerlendirme yapacağız.
Evden çalışma konsepti, aslında çalışanların ofise gelme zorunluluğun olmaksızın belirli şartlar altında diledikleri yerden çalışmalarını sürdürebilmeleri üzerine kurulu. Bu sayede evden çalışmaktan sıkılıp bir değişiklik istediğinizde açık havada ya da daha sosyal bir ortamda çalışmanızı keyifle sürdürme imkanı sağlıyor. Ama salgın döneminde evden çalışmak zorundaydık. Virüs nedeni ile dışarı çıkmamız sınırlı ya da yasaktı. Durum böyle olunca, çocukları olanlar çocuklarının online ders programlarından dolayı yarı zamanlı profesyonel ve öğretmen kimliğine bürünüp iki sorumluluğu da birlikte yürütmek zorunda kaldı.
Evli ya da çocuklu olmayanların rahat ettiğini düşünenlerde olmadı değil. Onlarda yanılıyordu çünkü çalışma olarak evde rahat olsalar da yanlarında gerek sağlık gerekse işlerini kaybetme gibi önemli kaygılarını paylaşacakları birileri yoktu ve bu zor dönemi tek başlarına atlatmak zorunda kaldılar.
Ancak uzmanlarca bu çalışma düzeninin bilinen "evden çalışma" gibi olmadığına ve doğru yönetilmediği takdirde verimlilik için bir felaket olabileceğine dikkat çekildi. Örneğin pandemiden önce verimli olduklarını düşünen ekipler, teknolojinin sayesinde daha da verimli çalışmaya başladı ya da verimliliği zar zor yakalayna ekipler, teknoloji ile daha da verimsiz hale geldi çünkü nasıl yönetileceğini bilemediler.
Gelelim online toplantılarla ilgili olan kısma;
İletişimin önemli bir kısmı, sözel olmayan unsurlara bağlıdır. Ve bu oran %93'e kadar çıkabiliyor. Bunun içine toplantı mekanı ve insanlığın ihtiyacı olan fiziksel temas yani tokalaşma, sarılma, koku/parfüm kullanma gibi unsurlar giriyor. Online toplantılarda da sözel olmayan bu unsurların bir çoğunu kaybediyoruz. Mekan ve fiziksel temas unsurları tamamen kayboluyor, beden dilinin ise sadece yüz ve ses kısmı kalıyor. O da internet bağlantısının kalitesi ya da arkadan gelen çeşitli gürültülerin kurbanı olabiliyor. Mesela yüz yüze yapılan toplantılarda 100 birim bilgi alırken; online yapılan toplantılardan 50 birim bilgi alabiliyoruz. Bu yüzden iki katı uzun süren toplantılar yapma ihtiyacı güdüyoruz ve bu da zamandan dolayı olmuyor. Bu nedenle online toplantılarda bilgileri kaçırmamak adına daha fazla odaklanıp efor sarf ediyor ve daha çok yoruluyoruz. Bu sonu gelmeyen toplantılarda insanlarda "zoom-fatigue" olarak tabir edilen bezgin ruh halini yaratıyor. Bu da bizi trafikten ve uzun seyahatlerden kurtaran online toplantıların görünmeyen maliyeti olarak karşımıza çıkıyor.
Şimdi gelin birlikte toplantıların şekliyle ilgili nasıl bir yaklaşım izleyebiliriz, bakalım;
İtiraf edelim ki koronavirüs bize her türlü toplantıyı online olarak yapabileceğimiz gerçeğini öğretmiş oldu. Daha da önemlisi, her türlü toplantının online yapılmaması gerektiğini de öğrenmiş olduk.
Toplantıların şekilleri konusunda aşağıdaki tablo baz alınabilir;
Önerilen şemada "zaruri bir kısıt" sözü, koronavirüs salgınındaki gibi tamamen evde kalmamızı gerektiren yasaklardan ziyade ölümcül olmayan ama önemli sağlık sorunları, siber güvenlik kaygıları, toplantının önemi ile seyahat bütçesi, mesafesi veya süresi arasındaki orantısızlıklar, farklı ülkeler arasındaki seyahat sınırlamaları ile çeşitli şirket politikaları gibi daha yumuşak diyebileceğimiz kısıtlar olarak düşünülebilir. Çünkü şema, "yeni normal" dikkate alınarak hazırlanmıştır. Koronavirüs salgınındaki gibi tümden evde kalmamızı gerektiren durumlarda bu şema geçerliliğini yitirecek ve tüm toplantılar yine online yapılmak zorunda olacaktır.
Toplantılar şirket kültürlerinin yaşatıldığı, geliştirildiği ve değiştirildiği önemli unsurlarından biridir. İşte bu nedenle toplantılara özel bir önem vermemiz gerekmekte. Yeni normalde bu yaklaşım, toplantılar yönünden bizlere yön gösterecek bir başlangıç olacaktır.
*HbrTürkiye'den derlenmiştir.
blog yazısı
homeoffice
kişisel blog yazısı
korona
online toplantı
yeni normal
yeni normalde iş hayatı
yeni normalde toplantı
0 yorum